[스크랩] [성공마인드] 정리정돈이 성공을 이끈다.

‘CEO들의 성공적인 업무처리’   사무효율전문가 스테파니 윈스턴이 말하는 ‘CEO들의 성공적인 업무처리’능력은  늘 정리정돈에 있다고 한다. 지금 당신의 책상은 어떤 모습인가. 성공을 꿈꾸고 있다면 책상정리부터 말끔히 하라.    "정상급 CEO들의 책상은 항상 깨끗하다"   당신은 하루의 1/3을 물건을 찾는데 허비하고 있지는 않은가. 이메일,휴대폰의 문자함에 안읽은 메시지가 수북하지는 않은가. 여기저기 휘갈겨놓은 메모지를 찾기 위해 온 책상을 뒤집어엎지는 않는가. 늘 바쁘다는 말을 입에 달고 다니느라 정작 중요한 일은 못하고 있지는 않은가. 성공하는 CEO가 되고 싶다면 당장 책상에서부터 시작, 삶의 정리정돈 습관부터 기르라.   미국의 사무효율전문가 스테파니 윈스턴(사진)이 CEO들을 컨설팅한 결과를 기반으로 재미있는 분석 결과를 내놓았다. 저서 ‘성공하는 CEO들의 일하는 방법’(3메카 간)출간에 맞춰 내한, 기자 회견을 가진 그녀는 CEO들의 성공적인 업무처리 핵심은 책상 정리, 시간 관리, 인맥 관리의 효율성이었다고 강조했다. 미국의 CEO들을 대상으로 조사, 분석한 것이지만, 한국도 예외는 아닐 것으로 보인다. 과연 글로벌 스탠더드에 맞춘 성공 습관은 무엇일까. 그녀의 조언에 귀기울여 보자. * 책상위를 말끔히 정돈하라  CEO의 책상에는 서류가 잔뜩 쌓여 있을까? 천만의 말씀이다. 스테파니 윈스턴이 관찰한 정상급 CEO들의 책상은 깨끗했다. 비서가 책상을 치워줬기 때문이라고? 아니다. 바로 신속하게 파일을 처리, 위임하는 습관이 있었기에 오늘날 정상에 설 수 있었다는 게 그녀의 지적이다. 비결은 버(버리고) 전(전달하고) 처(처리하고) 파(파일하라). 나중에 언젠가는 보겠지 하고 둬 3개월이상 안 본 자료는 가차없이 처분하라. 또 그날 할 일은 그날 신속히 처리함으로써 내일 해야할 숙제를 남기지 않는 것도 비결이다. 그렇다면 자료가 책상에 펼쳐져 있어야 창의성이 나온다고 생각하는 시각형 당신은 결코 CEO가 되긴 어려운걸까. 물론 아니다. 다만 어질러져 있어도, 규칙성 여부는 중요하다. 처리한 것, 처리중인 것, 처리할 것등 나름대로 체계있게 분류함으로써  ‘자료찾아 삼만리’하지 않게끔 하란 지적이다. * 이메일, 짧을수록 좋다  최소의 자본으로 최대의 효율을 거두라. 이는 이메일 커뮤니케이션에도 적용된다. 연애편지가 아닌 이상 3줄안에 주요내용을 담아라. 가령 ‘23일 동창회 모임’등 제목 안에 전체내용을 요약하는 것도 효율성을 높이는 방법이다. 일단 상대방이 스크롤을 하지 않도록 하는 것이 좋다. 만일 3줄안에 담지 못할 내용이라면 이메일보다 직접 대면 또는 전화로 이야기해야 하는 사안이다. 2차례이상 같은 사안으로 이메일이 반복될 경우는 토론이 더 적합하다는 증거다. 이메일을 받는 원칙에서 중요한 것 은 신속한 회신이다. 대부분 생각정리를 한 후 답변을 해야지 미루다가 시간을 놓치는 경우가 많다. 이런 경우엔, “좀 더 생각을 한후 00일까지 답변을 드리겠습니다”라고 추후약속을 하면 된다. 후속 약속날짜는 반드시 지키도록 한다. 이외에 긴급, 보통, 개인메일 각각을 구별해 메일 계정을 달리 하거나, 메일함을 분류하는 것도 지혜다.  * 대인관계, 업무방해인가, 촉진요소인가? 대인관계에서 문제되는 것은 거절할 것이냐, 환영할 것이냐의 문제다. 해야 할 일 리스트를 만들며 ‘건실하게’ 살려고 하는 사람일수록 대인관계에 드는 시간을 낭비요소로 간주한다. 하지만 성공CEO들은 오히려 누가 예고없이 찾아오지 않으면 ‘문을 열고’ 사람을 찾아나섰다. 커뮤니케이션이 오히려 삶의 활력소란 이야기다. 성공한다는 것은 영향력을 확대시킨다는 것이며, 영향력 확대는 문호를 개방하는 데서 시작된다. ‘NO’라고 말해야 할 때는 자신대신 적임자를 소개한다든가, 신속히 거절의 뜻을 표하든가 성의를 보여라. * 시간관리-바람에 흔들거리되 목표는 잊지 마라  누구나 똑같이 주어지는 자원인 시간, 100% 활용하는 핵심은 집중성과 자투리시간 테크에 있다. 하루에 한시간은 문을 닫고 아무에게도 방해받지 않고 최우선과제를 실시하는 파워아워 를 가지는 것이 좋다. 이외의 시간에 불가피하게 벌어지는 일들에 대해선 융통성있게 대처하라. 상황에 따라 가변성있게 움직이되 목표에 집중하란 이야기다. 자투리시간을 10분단위로 잘라 계획을 수행하면 한결 짜임새있게 일을 처리할 수 있다. 반복되는 일상업무는 시간을 정하지 말고, 분산해서 자투리시간에 처리하는 것이 좋다. 예를 들어 △5분이내에 할 수 있는 일로는 중요메시지 이메일 훑어보기△10분동안은 이메일, 메모작성하기△30분동안은 읽어보지 못한 잡지 신문 읽기등이 있다. 여기에서 명심할 것은 분산돼있는 프로젝트일지라도, 일단 하는 동안은 한가지 일에만 집중해야 한다는 것이다. (김성회)

출처 : organzagivenchy

글쓴이 : 노박비처럼 원글보기

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